Il dipartimento legale esterno di un’agenzia di comunicazione

Serve avere un avvocato per un’agenzia di comunicazione? È utile un consulente legale esterno continuativo per i temi legati alla pubblicità? Chiaramente si, ed ecco il perchè.

Il ruolo dell’avvocato e di Legal for Creativity

Legal for Creativity sta diventando un dipartimento legale esterno per l’agenzia di comunicazione o la software house. Questo significa avere un consulente legale continuativo che può darti supporto day-by-day e che arriva a conoscere profondamente la tua realtà aziendale.

È un progetto legale nato digitale nato con l’intenzione di condividere strumenti utili e fornire alle agenzie risorse per impostare il modo corretto il proprio lavoro. Ma è anche uno studio legale online: come sai, i clienti li gestisco 100% remote. Che tu sia in Italia o dall’altra parte del mondo, posso fornirti l’assistenza di cui hai bisogno (videcall, scambio di email, timeline e fogli condivisi).

In questo articolo ti spiego perchè dovresti dotare la tua agenzia di un dipartimento legale esterno.

L’organigramma dell’agenzia di comunicazione

Un organigramma è uno schema (di solito in PDF, A4 e orizzontale) che ci permette di comprendere in modo immediato, i ruoli, i rapporti gerarchici, le responsabilità, l’articolazione degli uffici.

L’organigramma di un’agenzia di comunicazione, a differenza di altre imprese, è abbastanza atipico. In base alle dimensioni, alle eventuali specializzazioni, ai settori verticali, può assumere diverse connotazioni. 

Penso ad esempio a queste situazioni:

• Dal punto di vista del core, può esserci il ramo marketing e ramo web, dove da una parte ci si occupa di attività pubblicitaria e dall’altra di sviluppo siti internet; 
• Se invece l’agenzia è verticale sulla comunicazione, il distinguo potrebbe essere tra lato marketing e lato comunicazione, o tra comunicazione web e comunicazione tradizionale; 
• Ci sono poi gli uffici che trovi in tutte le altre aziende e quindi HR e amministrazione; 
• Sempre più, all’interno delle agenzie sorgono dipartimenti legati alla comunicazione sostenibile o inclusiva;

In realtà, questo riflette un po’ quello che accade anche nelle software house, dove però, lì il distinguo viene fatto magari tra chi si occupa di backend e chi gestisce il front end, oppure, tra chi si occupa di programmazione pura e chi utilizza i vari tool; oppure ancora, chi è verticale sull’accessibilità e UX e chi invece scrive codice. 

Nell’organigramma dell’agenzia di comunicazione manca l’avvocato

Di solito, il consulente legale rimane fuori dall’organigramma e viene attivato solo in caso di bisogno e solo in quell’occasione viene messo a conoscenza della questione specifica. Non ha quindi una visione costantemente aggiornata e completa. 

Questo può spesso diventare un problema.

Cos’è e cosa fa un ufficio legale esterno?

Si tratta di un supporto esterno, continuativo (day by day), informale ma altamente professionale, più negoziale che litigioso, rivolto all’utilità tipica dell’impresa, dall’interno. 

Ad esempio:

1) Gestione della documentazione che viene sottoposta dal cliente o dal fornitore, oggi per domani

Non è il tuo lavoro quello di passare in rassegna un NDA che ti viene trasmesso o valutare se le clausole di quell’accordo sono vessatorie. 

So che per te sono “scartoffie” ed è giusto così. Avere però un supporto che conosce profondamente i servizi e la realtà aziendale, ti permette di demandare senza grandi spiegazioni. 

2) Valutazione completa degli aspetti delicati di un rapporto di lavoro che si sta compromettendo 

Ti parlo anche di diritto del lavoro, perchè le agenzie hanno molti rapporti con dipendenti, ausiliari, collaboratori, interni, esterni ed è tutto molto delicato, anche in ragione al tipo di servizio. 

Legal for Creativity ha un filone dedicato al diritto del lavoro che ti può aiutare nella redazione dei regolamenti aziendali, nella definizione delle misure di welfare, nella gestione della malattia o nella valutazione dei lavoratori creativi. 

Anche qui, sapere già come sei strutturato mi permette di consigliarti in modo concreto anche pro futuro. 

3) Sviluppo di procedure interne utili per l’agenzia di marketing

Si tratta di uno studio approfondito della realtà aziendale che ci permette di avanzare in ragione alle reali esigenze, urgenze, risorse e tempistiche dell’agenzia

I progetti legali diventano delle attività integrate nella timeline aziendale. Si utilizzano strumenti e tools per rimanere aggiornati e lavorare in collaborazione con il cliente.

Perchè creare un dipartimento legale?

Penso tu abbia già iniziato a pensare a quali potrebbero essere i vantaggi di avere Legal for Creativity come dipartimento legale esterno della tua impresa. 

I “perchè” li sintetizzerei in questo senso: 

1. Per liberarti dalla documentazione che ti fa solo perdere tempo se la passi in rassegna prima tu, poi il dipendente, poi l’amministrativa, poi il commercialista e poi l’avvocato, con una call di spiegazione e una successiva di approfondimento. 
   Sai invece sin dall’inizio che tutto quello che arriva passa direttamente alla figura di riferimento. 
2. Per semplificare il tuo lavoro day by day anche in modo informale. 
   Di fatto, avere una relazione costante mi permette di entrare nel vivo della tua attività e sapere bene cosa per l’azienda è importante (chiudere il contratto, ottenere uno sconto, rimanere fermi nella posizione..). E i tuoi dipendenti possono vedermi anche in modo meno formale così da relazionarci in via diretta. 
3. Per mantenere un’alta professionalità e tutela costante della tua attività.
   Se tutto (o quasi) passa per il dipartimento legale significa che è vagliato in modo completo e non si rischia di firmare documenti molto svantaggiosi (o lo si fa con contezza). 

Se ritieni anche tu utile uno strumento di questo genere, possiamo valutare come implementarlo, nel concreto, all’interno della tua azienda.

Foto di Tingey Injury Law Firm su Unsplash