Lavorare online: ti serve un contratto

Lavorare online ti consente di avere clienti ovunque, di sviluppare network molto ampi e di essere in ogni parte del mondo, se lo vuoi. È fondamentale però avere un contratto per lavorare in serenità e senza timori (mancato pagamento, clienti che spariscono, divulgazione di progetti..). Parliamone.

Cosa significa lavorare online?

Il lavoro online presuppone non sia necessaria la presenza fisica delle parti del contratto, nello stesso luogo e nello stesso momento. Non c’è quindi un ufficio dove si incontrano le parti per le trattative, per la firma del preventivo e la sottoscrizione del contratto ma tutto avviene a distanza. Inoltre, anche l’esecuzione della prestazione avviene perlopiù da remoto: telefonate, scambio di email, trasmissione di documenti digitali, videocall, invio di beni digitali.

In realtà, lavorare online ha significati nettamente diversi in base al tipo di lavoro che si svolge e quindi di conseguenza anche il contratto di lavoro da remoto sarà molto diverso.

Cosa significa avere un contratto di lavoro da remoto? 3 tipologie

Il contratto di lavoro online può assumere diverse forme, in ragione alla qualifica delle parti, al tipo di attività, alle modalità organizzative del lavoro.

Ad esempio:

• Se sei un lavoratore dipendente avrai un regolare contratto di lavoro che ti consente di lavorare da remoto, ossia nel c.d. smart working. Non hai ancora un contratto che ti consente di organizzare in questo senso la tua attività? Ti suggerisco questo articolo, per comprendere gli step da seguire.
• Se sei un professionista, che rende una prestazione di natura intellettuale, la tua attività si “conclude” attraverso la consulenza stessa, e quindi quell’ora che acquista online. Penso ad esempio ai coach, agli psicologi online, ai digital strategist. Ti anticipo che parleremo più specificatamente dei profili legali delle attività digitali legate alla salute. Se ti interessa l’argomento, iscriviti alla newsletter per non perderlo!
• Se invece sei un freelance creativo, come ad esempio un grafico, un fotografo, un videomarker, un copywriter allora la tua attività si svolge online ma si traduce anche nella consegna o messa a disposizione del cliente di un prodotto (un bene digitale, come può essere un’illustrazione, delle fotografie, un montaggio, un sito web).

Avere un contratto significa in generale regolamentare i rapporti tra le parti; se si tratta di un rapporto che nasce e si svolge tutto interamente online (consulenza, consegna di un bene digitale, sviluppo di un sito web) allora il contratto dovrà regolamentare questi profili.

Perchè avere un contratto se lavori online?

L’aspetto positivo di maggiore rilevanza, che mi viene confermato spesso dai clienti, è quello di lavorare in serenità.

Ti faccio alcuni esempi, tratti da casi reali che mi sono capitati, di lavoratori non sereni:

• La paura di sbagliare. Hai un contratto che ti ha passato il collega e che hai costruito un pò autonomamente ma temi che usando un documento di questo tipo, sia peggio che averlo. Ed effettivamente te lo posso confermare: avere un contratto sbagliato ossia che invece di tutelarti ti pone in una situazione di svantaggio non è sicuramente un elemento di favore. La tua paura di sbagliare può essere quindi fondata e risolta costruendo un contratto ad hoc.
• Il tempo nel dover ripetere sempre le stesse cose. Senza un contratto puoi trovarti ad affrontare magari sempre le stesse situazioni o situazioni simili e ogni volta spendi tempo per tutta la trafila di spiegare al cliente. Ad esempio: il limite massimo al numero di modifiche, il concetto di conferma del concept creativo, la limitazione nell’uso del materiale messo a disposizione. Se lo indichi una volta per tutte all’interno di un documento contrattuale, ti eviti di doverlo ripetere sempre.
• Il timore di non star realmente guadagnando. Questo forse pensi di non poterlo scoprire attraverso un contratto. In parte è vero, ma perchè non conosci come si può lavorare insieme: redigere un accordo ci impone di rivedere tutto l’iter di svolgimento della tua attività. E quindi, gli step per arrivare alla sottoscrizione (n. 1 colloquio preliminare iniziale, invio di email con preventivo, conferma di preventivo..) gli step per svolgere l’attività (consegna del materiale entro 30 giorni dalla richiesta, pagamento dell’acconto entro 5 giorni dalla firma del contratto, invio di bozza grafica entro 15 giorni dal report iniziale..). L’identificazione delle singole attività e la corretta scansione delle stesse, ti fa capire le falle, il tempo speso inutilmente, la possibilità di contrarre delle comunicazioni (non servono mille call). Di fatto, puoi investire quel tempo dedicandoti ad altro. Chi ha lavorato con me mi ha ringraziata tantissimo per aver approfondito questo punto.

Cosa inserire nel contratto per lavorare online?

Premesso che, dipende dal tuo core business, in generale, gli elementi fondamentali che dovresti identificare e inserire sono:

L’oggetto del contratto

È fondamentale identificare bene qual è l’attività che ti impegni a svolgere nei confronti del tuo cliente. Potrebbe essere anche una pluralità di servizi, la consegna di un bene digitale, l’assistenza da remoto per un software, lo sviluppo di un sito web. Oltre ad identificare il “prodotto finale” è fondamentale individuare i singoli step e quindi le fasi di lavoro che necessitano l’approvazione (anche implicita) del cliente.

Gli obblighi del cliente

Altro aspetto sono gli obblighi del cliente. Il primo è quello di pagare entro i termini convenuti (che quindi dovranno essere ben identificati ed ancorati alle singole fasi di cui sopra). Gli altri, potrebbero essere, la consegna del materiale, la partecipazione attiva agli incontri, la messa a disposizione di dipendenti, la compilazione di questionari. La collaborazione del cliente per certe attività è fondamentale e l’inadempimento a tale obbligo (ammesso che sia contrattualizzato) può impedirti di svolgere l’attività e quindi consentirti di sospendere la prestazione o anche scioglierti dal contratto.

Gli esoneri da responsabilità

Ci sono alcuni aspetti che non sono governabili da te, sopratutto quando ti avvali di tool esterni o metti a disposizione del cliente dei software integrati di cui non hai il totale controllo. Ci sono altre situazioni in cui il cliente può agire autonomamente anche compromettendo il tuo servizio e quindi di fatto facendoti lavorare il doppio. Questi aspetti devono essere gestiti in punto di limitazioni di responsabilità a tuo favore.

I termini

Di norma, le scadenze all’interno di un contratto possono essere essenziali o meno. Nel primo caso significa che se l’attività non viene svolta entro quel termine il contratto si scioglie. Anche questo aspetto è importante per individuare e rispettare le scadenze.

Oltre al contratto: gli allegati al contratto per chi lavora online

Se sei arrivato qui pensando che in fin dei conti, il più è fatto, ti sbagli! In realtà, il contratto, per stare in piedi, necessità anche di qualcos’altro. Ecco perché:

Puoi pensare ad un edificio, come elemento che rappresenta il rapporto con il cliente, dalle trattative precontrattuali all’esecuzione del contratto. Il cliente interessato entra dalla porta principale (il tuo sito web, i tuoi canali social), viene accolto da un receptionist (un’email di benvenuto per i nuovi iscritti alla newsletter) e manifesta il proprio interesse (richiede un preventivo). Il piano terra è dedicato alle trattative precontrattuali dove acquisisce informazioni e dati. Prima di salire le scale, firma il contratto. Come per ogni edificio, ci sono anche le uscite di emergenza, ossia le clausole che vi consentono di sciogliervi da un contratto, mettendovi in salvo. Tutta l’esecuzione del contratto si dispiega nei vari piani, sino ad arrivare all’ultimo piano, in cui a seguito dell’esecuzione della prestazione, entrambi sono soddisfatti e ammirano il panorama.

E quindi, per consentire al cliente di vivere questa esperienza, al piano terra e dunque prima di firmare però è importante che:

• Il cliente identifichi correttamente qual è l’attività su cui ti incarica. Può trattarsi di un report vidimato dalle parti, un brief consegnato dal cliente stesso comunque un documento che fa fede con riguardo alle attività che ti impegni a svolgere.
• Il cliente non abbia dubbi in merito a diritti, doveri, obblighi, responsabilità. Suggerisco talvolta di fare una sorta di FAQ, ossia di spiegare in un linguaggio semplice tutte le varie situazioni, anche con esempi, rinviando poi al documento contrattuale standard, in legalese per la regolamentazione.
• Il cliente sappia che ci tieni al trattamento dei dati dei suoi clienti, fornitori, dipendenti. Avrai sicuramente sentito parlare del regolamento europeo GDPR 2016/679, del Codice privacy, dell’informativa ex art 13 GDPR e della nomina a responsabile. Si tratta di questioni fondamentali affinché i dati delle persone fisiche possano circolare in modo libero e corretto.

E quindi, già che sei online e che sei capitato qui per saperne di più su come gestire legalmente il lavoro, cosa ti suggerisco di fare?

Photo by Avel Chuklanov on Unsplash