Il flusso di lavoro dell’agenzia di comunicazione: i profili legali

Una delle prime domande in ambito di consulenza contrattuale è: come è attualmente impostato il tuo workflow? Il progetto creativo viene sviluppato a partire dalla sottoscrizione ciascuna fase ha implicazioni legali.

I profili legali del lavoro creativo

La consulenza legale contrattuale prevede un colloquio approfondito volto ad acquisire tutti i dati e le informazioni necessarie per la redazione della documentazione contrattuale adeguata alle esigenze dell’agenzia di comunicazione. L’obiettivo è fornire un supporto completo completo e che possa essere anche mantenuto aggiornato.

In questo ambito a mio avviso è fondamentale indagare su alcuni profili:

• Come avviene la procedura di acquisizione del cliente? Dalla proposta creativa, al preventivo, al contratto.
• Come viene gestito e da chi, il cliente a seguito della sottoscrizione del contratto? C’è un referente, c’è un team di lavoro, ci sono dei collaboratori esterni.
• Esistono delle fasi ben definite? Ci sono dei SAL, ci sono degli strumenti condivisi
• Quali sono gli aspetti di criticità o dei profili di miglioramento?

Questo mi consente di avere una prima serie di informazioni, utili per poi iniziare effettivamente i lavori a supporto della tua agenzia.

Il workflow dell’agenzia di comunicazione

Il workflow dell’agenzia di comunicazione ha implicazioni legali importanti, che devono essere tenute in considerazione ed eventualmente rivalutate.

1) Stabilire le fasi di sviluppo del lavoro creativo

A livello contrattuale è possibile individuare, in base al tipo di servizio, quali sono le fasi del lavoro e l’inizio e la fine di ciascuna.

Ad esempio:

• La prima fase può iniziare a seguito della sottoscrizione del contratto o del pagamento del primo acconto.
• Ciascuna fase può terminare con la consegna da parte dell’agenzia di qualcosa (file);
• Oppure ciascuna fase può richiedere la specifica approvazione del cliente (attenzione);
• L’ultima fase può terminare con la consegna del lavoro finito ed essere anticipata dall’ultimo pagamento;

Non definire bene le fasi può determinare incomprensioni: il pagamento avviene prima o dopo la consegna del lavoro? il file deve essere approvato?

2) Utilizzare la documentazione corretta

Il flusso di lavoro deve essere ben integrato anche con la documentazione a supporto.

In questo senso, si dovrebbero evitare situazioni del tipo:

• Il cliente approva il preventivo e poi non firma il contratto;
• Il cliente chiede servizi ulteriori che non erano regolamentati dal preventivo in origine;
• Il cliente mi sottopone il suo documento contrattuale che non centra nulla con la mia attività;
• Facciamo tutto per scambio di e-mail perchè non c’è tempo;

La soluzione per tali situazioni è appunto quella di riprendere tutto il workflow e integrarlo con tutto quanto va a supporto dell’attività dell’agenzia. Altrimenti, il lavoro può essere svolto in modo inopinabile ma poi sopravvengono notevoli difficoltà nel caso in cui sia necessario porre fine al rapporto.

3) Definire in modo chiaro le consegne (anche intermedie)

Altra cosa importante del flusso di lavoro sono le consegne: cosa viene consegnato, in quali termini, con quali modalità.

Il flusso di lavoro dovrà quindi definire bene i momenti in cui intervengono le consegne. Ad esempio:

• Consegna del primo draft a fronte del quale possono essere richieste modifiche;
• Consegna del report mensile che può costituire anche il brief per l’attività successiva;
• Consegna del prodotto a cui prima deve intervenire il pagamento;
• Consegna di quanto realizzato in caso di recesso in corso d’opera;
• Consegna di credenziali a seguito della scadenza naturale del contratto;

Puoi quindi intuire come sia tutto correlato e come il supporto legale non sia affatto unicamente “la redazione del documento che viene spedito per email” ma un’attività complessa a supporto di tutta l’attività d’impresa.

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